La escena se repite cada tres meses: una carpeta llamada «facturas pendientes» con ciento y pico PDF, un Excel a medio rellenar y un plazo encima. Procesarlas de una en una es posible, pero es exactamente el trabajo que no debería hacer una persona.
Primero: reúne todo en un sitio
Antes de procesar nada, junta. Las facturas de un trimestre suelen estar repartidas entre el correo de dos o tres personas, un portal de proveedor, una carpeta compartida y un taco de papel. Si empiezas a registrar sin haber reunido, acabarás repitiendo el trabajo.
- Descarga los adjuntos del correo a una carpeta única.
- Escanea el papel que quede, un archivo por factura.
- Renombra solo si te sirve para algo; el nombre del archivo no es el registro.
Cómo funciona la subida por lotes
En InvoiceData arrastras todos los archivos de golpe —PDF, JPG o PNG, hasta 10 MB cada uno— y se forma una cola. A partir de ahí el sistema los procesa uno detrás de otro, mostrando el estado de cada archivo: pendiente, procesando, hecho o error.
Que el procesamiento sea secuencial tiene una ventaja práctica: un archivo corrupto o ilegible no tumba el lote entero. Se marca como error, la cola sigue y al final sabes exactamente cuáles hay que repasar. Puedes cerrar la vista y los datos ya extraídos quedan guardados.
Revisa por confianza, no una por una
El error de bulto al terminar un lote es abrir las doscientas facturas para comprobarlas. No hace falta. Cada extracción trae un valor de confianza: ordena por ese campo y revisa la cola baja, que suele ser el 5-10 % de los documentos —escaneos torcidos, facturas con diseños raros, fotos con sombra—. El resto se comprueba con una mirada rápida a los totales.
El segundo control que compensa es de aritmética: base + IVA − retención tiene que dar el total. Si cuadra, la lectura es casi con toda seguridad correcta. Es el mismo criterio que explicamos para el registro de facturas en Excel.
Qué hacer con las que fallan
- Archivo ilegible: vuelve a escanear con más luz y a 300 ppp. La mayoría se resuelven así.
- PDF protegido: algunos proveedores envían PDF con restricciones; pide el documento sin protección o imprímelo a PDF de nuevo.
- Documento que no es una factura: albaranes, recibos bancarios y presupuestos se cuelan más de lo que parece. Fuera del lote.
- Factura con un diseño muy atípico: corrige a mano los campos que falten; el registro queda igual de válido.
Ojo al límite mensual de tu plan
Si acumulas un trimestre entero y lo sueltas todo en un mes, puedes superar el límite del plan. Hay dos maneras de que no te pille por sorpresa:
- Recibes un aviso al llegar al 80 % del límite mensual.
- Puedes activar el procesamiento por exceso: al superar el límite las facturas se siguen procesando a 0,50 € + IVA cada una, y el importe aparece en tu siguiente factura. Si no lo activas, el procesamiento se detiene hasta el mes siguiente y no se te cobra nada extra.
Los límites de cada plan y el precio del exceso están en la página de precios.
Y ahora la parte importante: no vuelvas a acumular
Un lote de doscientas facturas no es un problema de herramientas, es el síntoma de un proceso que se hace cuatro veces al año en lugar de continuamente. Procesar según llega cuesta cero esfuerzo adicional y evita el atasco:
- Buzón de facturas: das una dirección única a proveedores y compañeros y las facturas se procesan al llegar por email, sin descargar nada.
- API: si tienes un sistema propio, la API REST procesa cada documento en el momento en que entra.
- Avisos en tiempo real: con webhooks, tu ERP se entera en cuanto una factura está lista.
- Rutina mensual: si prefieres seguir a mano, que sea el día 1 de cada mes y no el 18 de enero. En automatizar el cierre contable mensual lo desarrollamos.
Cuánto se tarda de verdad
Con doscientas facturas, teclear supone entre tres y diez horas según lo completo que sea tu registro. Con subida por lotes, el trabajo de persona se reduce a reunir los archivos, lanzar la cola y revisar las de confianza baja: normalmente menos de una hora. La cuenta completa, con la fórmula para tu caso, está en el coste de procesar una factura a mano frente a automatizarla.
¿Tienes ahora mismo la carpeta del trimestre esperando? Pide una demo y la usamos como ejemplo.