Por muchas facturas que lleguen ya en PDF, sigue habiendo papel: la del taller, la del restaurante, la que el proveedor entrega con la mercancía. Y ese papel hay que convertirlo en datos. La buena noticia es que hoy se hace con el móvil que llevas encima; la mala es que la mayoría de los errores de lectura vienen de un mal escaneo, no del software.
Móvil o escáner: cuál usar
Depende del volumen, no de la calidad. Un móvil moderno hace fotos perfectamente legibles.
- Móvil: ideal para el día a día, facturas sueltas y gente que está fuera de la oficina. Usa la función de escaneo del propio teléfono, que corrige la perspectiva y genera un PDF, en vez de una foto suelta.
- Escáner con alimentador: compensa a partir de unas cuantas decenas de documentos al mes. Metes el taco, sale un archivo por factura y se acabó.
- Multifunción de oficina: sirve, pero revisa la configuración: muchas vienen por defecto en baja resolución y en un blanco y negro muy agresivo.
Los ajustes que sí importan
- 300 ppp. Es el estándar para documentos de texto. Por debajo, los números pequeños se emborronan; por encima, solo consigues archivos enormes sin ganar precisión.
- Color o escala de grises, no blanco y negro puro. El modo binario destroza los sellos, las firmas y el texto sobre fondo tramado.
- PDF para documentos, JPG o PNG para fotos sueltas. Los tres formatos valen; el PDF tiene la ventaja de agrupar páginas.
- Vigila el tamaño. En InvoiceData cada archivo puede pesar hasta 10 MB, de sobra para un escaneo normal a 300 ppp. Si te pasas, suele ser porque estás escaneando a 600 ppp en color sin necesidad.
Cómo hacer la foto para que se lea a la primera
- Luz uniforme y sin sombras. El enemigo número uno es tu propia sombra sobre el papel. Junto a una ventana, mejor que bajo el fluorescente del techo.
- El papel plano. Alisa los dobleces antes de disparar; una arruga sobre el importe total es una cifra mal leída.
- Encuadre perpendicular. La cámara encima del documento, no en diagonal. Si usas el modo escaneo, él se encarga de enderezar.
- Que quepa entera. Suena obvio, pero cortar el pie de la factura —donde suelen ir los totales y el desglose de IVA— es habitual.
- Fondo contrastado. Papel blanco sobre mesa oscura: el detector de bordes lo agradece.
Un archivo por factura
Es la regla que más tiempo ahorra después. Si escaneas quince facturas en un único PDF de quince páginas, tendrás que separarlas igualmente para registrarlas una a una. Los escáneres con alimentador suelen tener una opción de separar cada N páginas o por página en blanco; merece la pena configurarla.
Excepción evidente: una factura que ocupa varias páginas va en un solo archivo, con sus páginas en orden.
Facturas y tiques no son lo mismo
Conviene tenerlo claro antes de escanear la caja de papeles. Un tique simplificado de gasolina o de comida no siempre permite deducir el IVA: para eso necesitas una factura completa con tus datos fiscales y el NIF. Si vas a pedir factura, pídela en el momento, no en enero. La lista de requisitos formales está en los errores que hacen que tu IVA no sea deducible.
¿Y el papel original, se puede tirar?
Aquí conviene ser prudente. La normativa contempla la digitalización de facturas, pero conservar solo la copia digital y destruir el papel exige un procedimiento de digitalización certificada con software homologado por la AEAT, con sus requisitos de firma e integridad. No es lo mismo que escanear un documento para trabajar con él.
Dicho de otro modo: escanear te permite registrar, buscar y compartir las facturas cómodamente, pero antes de deshacerte de los originales consúltalo con tu asesoría. Los plazos de conservación tampoco son únicos —el fiscal y el mercantil no coinciden—, así que la respuesta depende de tu caso.
Del escaneo a los datos
Una vez tienes el archivo, empieza el trabajo interesante: convertir esa imagen en campos. Ahí entra el reconocimiento de facturas con IA, que no solo lee el texto sino que entiende qué número es la base, cuál la cuota de IVA y cuál el total. Si estás eligiendo herramienta, en qué es el OCR de facturas y cómo elegirlo tienes los criterios.
InvoiceData acepta PDF, JPG y PNG de hasta 10 MB, así que puedes subir tanto el escaneo del alimentador como la foto que hiciste con el móvil en el almacén. De cada documento saca emisor, NIF, número, fecha, base, IVA, retención cuando la lleva y total, con un indicador de confianza que te dice dónde merece la pena echar un vistazo.
Para las que ya te llegan en digital ni siquiera hace falta descargarlas: puedes reenviarlas a un buzón de facturas y que se procesen solas.
¿Tienes una caja de facturas esperando? Pide una demo y probamos con las tuyas, escaneadas como las tengas.