A mano en Excel
Con menos de unas 20 facturas al mes. Por debajo de ese volumen, el tiempo que ahorras no paga ninguna herramienta.
★ Comparativa 2026
Comparativa de software OCR para facturas: cómo elegir sin equivocarte
Hay cinco formas de sacar los datos de las facturas que recibes. Te contamos qué hace bien cada una con facturas españolas, dónde se queda corta y qué preguntar antes de decidir.
En resumen
No hay un software mejor para todos. Con menos de unas 20 facturas al mes, teclearlas sigue compensando. Si trabajas con un solo programa contable que ya trae OCR, pruébalo primero. Si recibes facturas españolas en volumen, con varios tipos de IVA, recargo o retención, o llevas clientes en programas distintos, necesitas una herramienta que desglose cada importe en su columna, valide el NIF y te diga qué revisar.
01 Tabla comparativa
Las cinco alternativas, criterio a criterio
Lo habitual en cada tipo de solución. «Depende» significa que varía mucho de un producto a otro: compruébalo en la demo.
| Criterio | A mano en Excel | OCR gratuito | OCR de tu programa contable | Plataforma internacional | Chat de IA generalista | InvoiceData |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lee cualquier factura sin plantillas | Lo lees tú | Solo texto | Depende | Sí | Sí, de una en una | Sí |
| Base y cuota por tipo de IVA (4, 10 y 21 %) | Si lo tecleas | No | Depende | A menudo solo el total | Irregular | Sí, en columnas |
| Recargo de equivalencia e IRPF separados | Si lo tecleas | No | Depende | Rara vez | Irregular | Sí |
| Valida el NIF, NIE o CIF español | No | No | Depende | Rara vez | No es fiable | Sí, carácter de control |
| Distingue factura, albarán y proforma | Lo decides tú | No | Depende | Depende | Si se lo pides | Sí, 8 tipos |
| Avisa si los importes no cuadran | No | No | Depende | Depende | No | Sí |
| Volumen: lotes y buzón de correo | No | Con límites | Depende | Sí | No | Sí |
| Sirve con el programa contable que ya usas | Sí | Copiar y pegar | Solo dentro de él | Por API | Copiar y pegar | Excel, CSV o API |
| Datos procesados en la UE | Sí | A menudo no consta | Depende | Depende | Depende | Sí |
| Coste | Tu tiempo: 0,75 a 3,50 € por factura | 0 € más tu tiempo | Incluido o módulo aparte | Variable, a menudo en dólares o a medida | Suscripción más tu tiempo | Desde 29 €/mes con 150 facturas |
02 Cuándo elegir cada una
Todas tienen su sitio
También las que no somos nosotros.
OCR gratuito
Para pasar a texto una factura suelta. En cuanto hay volumen o datos fiscales, el tiempo de corrección se come el ahorro.
OCR de tu programa contable
Si trabajas con un solo programa y ya lo incluye: los datos no tienen que salir de él ni volver a importarse.
Plataforma internacional
Si recibes facturas de muchos países e idiomas o necesitas flujos de aprobación de gran empresa.
Chat de IA generalista
Para una consulta puntual sobre una factura concreta, no para procesar un trimestre.
InvoiceData
Facturas españolas recibidas en volumen, asesorías con clientes en programas distintos y equipos que quieren revisar solo lo que falla.
03 Cómo elegir
Seis preguntas antes de comparar precios
¿Cuántas facturas recibes al mes?
Por debajo de unas 20, teclear sigue saliendo a cuenta. Por encima de 100, la diferencia deja de ser discutible.
¿Tus facturas llevan varios tipos de IVA, recargo o retención?
Si es así, necesitas que cada importe salga en su columna. Un total de impuestos no te sirve para el 303 ni para el 111.
¿Con qué programa contable trabajas?
Si es uno solo y ya trae OCR, pruébalo primero. Si son varios, o cambian según el cliente, busca una salida en fichero o por API.
¿Cómo te llegan las facturas?
Si llegan por correo, que la herramienta lea el buzón te ahorra descargar y subir cada adjunto.
¿Quién va a revisar el resultado?
Ninguna extracción es perfecta. Lo que cambia es si la herramienta te dice qué revisar o te obliga a repasarlo todo.
¿Dónde se procesan tus datos?
Una factura lleva NIF, importes, clientes y proveedores. Pregunta en qué país se procesan y si firman un acuerdo de encargado de tratamiento.
¿Cuánto te cuesta hoy cada factura? Calcúlalo en un minuto con la calculadora de coste por factura o mira cuánto ahorra una empresa con tu volumen.
04 En la demo
Qué pedir en cualquier demo, también en la nuestra
- Lleva tus facturas más difíciles, no las limpias: un escaneo torcido, un tique, una con varios tipos de IVA y otra con retención.
- Mete un albarán o una proforma entre las facturas y mira si la herramienta lo distingue.
- Pide ver qué pasa cuando una factura no cuadra o el NIF está mal escrito.
- Importa el Excel de prueba en tu programa contable antes de firmar nada.
- Pregunta cuánto cuesta cada factura por encima del plan y si hay permanencia.
05 Preguntas frecuentes
Dudas habituales al elegir
¿Cuál es el mejor software OCR para facturas?
Depende de tu volumen, de tus facturas y de tu programa contable. Con pocas facturas al mes, a mano sigue compensando; si trabajas con un solo programa que ya trae OCR, pruébalo primero; si recibes facturas españolas en volumen, con varios tipos de IVA, recargo o retención, te conviene una herramienta que las desglose en columnas y valide el NIF.
¿Qué diferencia hay entre un OCR y un extractor de facturas con IA?
El OCR convierte la imagen en texto. Un extractor con IA entiende la factura: sabe qué importe es la base, cuál la cuota de cada tipo de IVA y cuál la retención, aunque cada proveedor los coloque en un sitio distinto, y no necesita plantillas.
¿Sirve un chat de IA para extraer los datos de las facturas?
Para una factura suelta, sí. Para un trimestre, no: hay que pegarlas de una en una, el formato de la respuesta cambia de una vez a otra, no valida el NIF y nadie te avisa si un importe no cuadra.
¿Qué pierdo si uso el OCR que trae mi programa de contabilidad?
Nada, si es tu único programa y lee bien tus facturas: tiene la ventaja de que los datos no salen de él. Lo que conviene comprobar es si desglosa por tipo de IVA, si separa recargo y retención y cuánto cuesta cada lectura.
¿Cuánto cuesta un software de extracción de facturas?
Suele cobrarse por volumen de facturas. InvoiceData cuesta 29 € al mes con 150 facturas o 79 € con 500, sin IVA y sin permanencia. Para compararlo con lo que te cuesta hoy, calcula tu coste por factura a mano.
Más a fondo: OCR gratis o de pago · chat de IA frente a software · cómo llegan los datos a tu programa contable
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Las procesamos delante de ti y comparas el resultado con lo que usas hoy.