El registro de facturas recibidas en Excel es el sistema contable más extendido de España, le pese a quien le pese. Es gratis, lo entiende todo el mundo y funciona. El problema nunca es el Excel: es cómo está montada la hoja. Una hoja bien diseñada te resuelve el trimestre en diez minutos; una mal diseñada te obliga a abrir los PDF otra vez.
Las columnas mínimas
Con menos de esto, tarde o temprano vuelves al documento original:
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha de factura | Determina el trimestre. Ojo: no es la fecha en que la recibiste ni en que la pagaste. |
| Número de factura | Identifica el documento y detecta duplicados. |
| Emisor | El proveedor, tal como figura en la factura. |
| NIF del emisor | Imprescindible para el modelo 347 y para deducir el IVA. |
| Base imponible | El importe antes de impuestos. |
| Tipo de IVA | 4 %, 10 % o 21 %. Una columna por tipo si te llegan facturas con varios. |
| Cuota de IVA | Lo que va a las casillas de IVA soportado del 303. |
| Retención de IRPF | Solo en facturas de profesionales, pero si no la separas descuadra el total. |
| Total | Lo que efectivamente pagas. |
| Concepto o categoría | Suministros, software, material… te salva en el cierre anual. |
| Estado de pago | Pendiente o pagada, con la fecha. |
| Enlace al archivo | La ruta o el enlace al PDF. Sin esto, cualquier duda cuesta diez minutos. |
Los cuatro errores que descuadran el registro
1. Una sola columna de IVA cuando hay varios tipos
Es el error más común. Llega una factura de un bar con 10 % y 21 % en el mismo documento, se anota la suma en una única celda y el desglose se pierde para siempre. Cuando toque calcular el IVA del trimestre, no habrá manera de repartirlo. Necesitas base y cuota por cada tipo.
2. Meter la retención dentro del IVA
Las facturas de profesionales llevan retención de IRPF, que resta del total. Si la mezclas con el IVA, ni el 303 ni el modelo 111 te van a cuadrar. Es una columna aparte, siempre.
3. Teclear el NIF a ojo
Una letra cambiada en un NIF no salta a la vista y no molesta hasta que el 347 sale descuadrado o te rechazan una deducción. El NIF es el campo que más conviene copiar del documento, no transcribir. Otros fallos del mismo tipo los repasamos en errores que hacen que tu IVA no sea deducible.
4. Registrar solo lo que pasa por el banco
Si construyes el registro desde el extracto bancario, te faltarán las facturas pendientes de pago, las compensadas y las que pagó alguien con su tarjeta. El registro se hace desde las facturas; el banco sirve para conciliar después.
Una fórmula de control que ahorra horas
Añade una columna de comprobación: base + cuota de IVA − retención debe dar el total. Si el resultado no es cero, hay algo mal escrito en esa fila. Es una fórmula de treinta segundos que detecta la mayoría de los errores de tecleo antes de que se conviertan en un descuadre trimestral.
Segundo control útil: formato condicional sobre número de factura + NIF para resaltar duplicados. Las facturas se duplican más de lo que parece, sobre todo cuando llegan por email y por papel.
Cuándo el Excel deja de compensar
El Excel no se rompe por número de filas: se rompe por el tiempo de rellenarlo. Teclear una factura completa lleva entre uno y tres minutos. Con veinte facturas al mes son cuarenta minutos; con doscientas, dos jornadas enteras. Las señales de que llegó el momento:
- Dedicas más de una hora al mes a copiar datos de PDF a celdas.
- Tu asesoría te devuelve la hoja con correcciones cada trimestre.
- Hay facturas que no llegan a la hoja porque se quedaron en un email.
- Buscar una factura concreta implica abrir carpetas del disco.
El punto intermedio: que la hoja se rellene sola
La alternativa no es abandonar el Excel —de hecho, casi nadie lo abandona— sino dejar de escribirlo a mano. InvoiceData lee cada factura y exporta un CSV con exactamente las columnas del registro: número y fecha de factura, emisor y su NIF, cliente y su NIF, base imponible, IVA, IRPF, total, moneda, el estado de la extracción y un porcentaje de confianza para que sepas qué revisar. Ese CSV se abre en Excel o en Google Sheets como cualquier otra hoja.
La diferencia práctica es que el trabajo pasa de transcribir a revisar: en vez de teclear doce campos, echas un vistazo a los que vienen con confianza baja. Lo contamos con más detalle en extraer datos de facturas a Excel automáticamente.
Y si además quieres que las facturas lleguen solas al sistema, sin descargarlas del correo, mira cómo recibir facturas por email y extraer sus datos.
Si tu hoja de registro ya se te ha hecho grande, pide una demo y te enseñamos cómo quedaría con tus propias facturas.