Busca "retención de IRPF en facturas" y casi todo lo que encontrarás explica lo mismo: cómo emitir una factura con retención si eres un profesional. Pero hay un lado del que casi nadie habla y que da mucho más trabajo: el del que recibe esas facturas.
Si tu empresa o tú como autónomo pagáis a profesionales —abogados, asesores, diseñadores, consultores, traductores—, sois vosotros quienes practicáis la retención, la ingresáis en Hacienda y la declaráis cada trimestre en el modelo 111. Y para eso hace falta saber, de entre todas las facturas que entran, cuáles llevan IRPF y cuánto suman. Vamos a ello.
Quién retiene y qué facturas llevan IRPF
La retención de IRPF la aplica el que paga, no el que cobra. El profesional pone la retención en su factura, pero quien la descuenta del pago y la ingresa en Hacienda eres tú. Por eso el modelo 111 lo presenta el pagador.
No todas las facturas recibidas llevan retención. Llevan IRPF, en líneas generales, las facturas de profesionales (actividades de las secciones segunda y tercera del IAE) cuando quien las recibe es una empresa u otro autónomo en el ejercicio de su actividad. Los tipos habituales en 2026:
- 15 % como tipo general para profesionales.
- 7 % para nuevos autónomos: el año de alta en la actividad y los dos siguientes.
Y hay casos en los que no hay retención: cuando el cliente es un particular o en operaciones intracomunitarias. Una factura de un proveedor de bienes (no de un profesional) tampoco la lleva. Por eso lo primero, al recibir, es separar el grano de la paja.
Por qué el lado del que recibe es un lío
El problema no es entender la retención —es de cálculo sencillo— sino gestionarla a escala cuando te llegan decenas de facturas al trimestre:
- Vienen mezcladas: en el mismo correo y la misma carpeta conviven facturas con retención, facturas solo con IVA y tiques sin nada. Hay que clasificarlas.
- No siempre está bien puesta: hay profesionales que olvidan la retención, la calculan mal o aplican el 15 % cuando les tocaría el 7 % (o al revés). Si la das por buena, arrastras el error a tu 111.
- Hay que sumar dos cosas: el modelo 111 te pide la base de las retribuciones y el total retenido. Eso significa acumular, factura a factura, la base imponible y el importe de IRPF de todas las que llevan retención.
Hacerlo a mano, abriendo cada PDF y apuntando importes en una hoja, es lento y es justo donde se cuela el error que luego no cuadra.
Cómo detectar la retención en una factura
En una factura con retención de IRPF deberías ver, además de la base imponible y el IVA, una línea que resta. Suele aparecer como "Retención IRPF", "-15 % IRPF" o similar. La estructura del cálculo es esta:
- Base imponible: el importe del servicio antes de impuestos.
- + IVA (normalmente 21 %) sobre la base.
- − Retención de IRPF (15 % o 7 %) sobre la misma base, nunca sobre el IVA.
- = Total a pagar.
Ejemplo con base de 1.000 €, IVA 21 % y retención 15 %: 1.000 + 210 − 150 = 1.060 € a pagar. Tú ingresas esos 150 € de retención en Hacienda a través del 111; el profesional se los deducirá en su IRPF.
El error más común al revisar es confundir la retención con el IVA o restar la retención sobre el total en vez de sobre la base. Si el total a pagar de una factura es menor que base + IVA, casi siempre es porque hay una retención de por medio.
Cómo automatizar la detección y dejar el 111 cuadrado
La idea es la misma que para el resto de tu contabilidad: que cada factura entre con sus datos ya estructurados, sin teclear. Cuando extraes los datos de una factura con InvoiceData, además de la base imponible y el IVA se extrae el importe de retención de IRPF cuando la factura lo lleva, y el NIF del emisor se valida con su dígito de control. Con eso, el circuito queda así:
- Recibe y extrae: centraliza las facturas (por ejemplo, en un buzón único) y deja que se extraigan base, IVA, IRPF y NIF de cada una. Lo vemos en recibir facturas por email y extraer los datos.
- Filtra las que llevan retención: al exportar los datos a Excel tendrás una columna de IRPF; las facturas con retención son las que tienen ese importe distinto de cero.
- Suma para el 111: agrupa esas facturas y suma la base y el IRPF. Esos dos totales son, esencialmente, lo que va a las casillas de retenciones a profesionales del modelo 111 del trimestre.
- Cuadra el NIF: revisa que cada NIF de profesional es válido, igual que harías para el modelo 347, para que no salten discrepancias.
El mismo registro limpio te sirve a la vez para varias cosas: el IVA soportado va al modelo 303, las retenciones al 111 y el acumulado anual por proveedor al 347. Una sola entrada de datos, tres declaraciones cubiertas.
Repasa también estos puntos
La retención no es el único dato que invalida o complica una factura recibida. Conviene cruzarlo con los errores que impiden deducir el IVA —NIF incorrecto, falta de desglose— que vimos en errores en facturas que impiden deducir el IVA, y con el recargo de equivalencia, que es otro régimen que cambia lo que ves en la factura. Detectar todo esto al recibir, y no en plena campaña, es lo que evita las prisas y las sanciones.
¿Quieres dejar de revisar factura por factura para saber cuáles llevan retención? Solicita una demo y extrae la base, el IVA y el IRPF de cada factura desde que entra.