Nadie tiene una carpeta de facturas con solo facturas dentro. Hay albaranes que el repartidor dejó grapados, proformas que el proveedor mandó para confirmar el pedido, justificantes de transferencia y algún presupuesto que nunca llegó a aceptarse. Todo con pinta de documento comercial, todo con un importe impreso, y casi todo indistinguible a golpe de vista cuando llevas doscientos PDFs.
El problema no es que estén ahí. El problema es qué hace tu sistema con ellos. Un OCR genérico ve un número, una fecha, un NIF y un total, y devuelve una factura perfecta. Nadie te avisa. Y un albarán contabilizado como factura es una deducción de IVA sobre un documento que no da derecho a deducir.
Por qué esto no es una cuestión de orden, sino de riesgo
El derecho a deducir el IVA soportado exige estar en posesión de una factura completa. No de un albarán, no de una proforma, no de un recibo. Si en tu libro de facturas recibidas hay documentos que no son facturas, ese IVA no es deducible, y la diferencia aparece cuando alguien cruza los números.
Lo incómodo es que el error es silencioso. No salta ningún aviso, los totales cuadran entre sí y el documento se ve bien en pantalla. Pasa desapercibido hasta que deja de pasarlo, que suele ser en el peor momento posible. Es el mismo patrón que los errores que hacen que el IVA de una factura no sea deducible: fallos que no rompen nada hoy y salen caros más tarde.
Los seis documentos que se confunden, y en qué se distinguen
Factura completa
Lleva número, fecha de expedición, datos y NIF del emisor, datos del destinatario, descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota. Es el único documento que da derecho a deducir el IVA en su totalidad. Si falta el NIF del emisor o el desglose de IVA, no es una factura completa por mucho que lo ponga en la cabecera.
Factura simplificada (el antiguo tique)
Permitida por debajo de ciertos importes, y la ley no obliga a identificar al destinatario. Por eso la mayoría de tiques no llevan cliente: solo la tienda, la fecha y el total, muchas veces con el IVA incluido en el precio y no desglosado aparte.
Aquí hay una trampa práctica: si el tique no te identifica a ti como destinatario, no sirve para deducir el IVA. Se puede pedir al comercio que emita una factura completa con tus datos, pero el tique tal cual no vale. Y ojo con otra cosa: en un tique los precios suelen venir con IVA incluido, así que la base imponible hay que calcularla hacia atrás, no leerla.
Albarán o nota de entrega
Detalla la mercancía entregada: referencias, cantidades, a veces precios. Normalmente no liquida IVA ni tiene importe a pagar, porque su función es dejar constancia de que la mercancía llegó, no de que se deba dinero.
Es el que más se cuela, porque muchos albaranes llevan precios impresos y se parecen muchísimo a una factura. La regla práctica: si el documento se titula «Albarán» o «Nota de entrega», es un albarán aunque lleve importes. El título impreso manda sobre lo que parezca por su contenido.
Proforma
Dice «proforma» y no tiene valor fiscal. Es una oferta con formato de factura, normalmente para que el cliente confirme el pedido, tramite un pago anticipado o abra una carta de crédito. No se contabiliza y no genera derecho a deducción. Cuando la operación se cierra, el proveedor emite la factura de verdad, y esa es la que va al libro.
Presupuesto
Una oferta todavía sin aceptar. Ni siquiera aparenta ser una factura, pero acaba en la misma carpeta con una frecuencia sorprendente, sobre todo cuando llega por correo junto a documentación del mismo proveedor.
Recibo
Justificante de que un pago se ha producido, sin desglose fiscal. Confirma que el dinero salió, no qué se compró ni cuánto IVA llevaba. Un recibo bancario de un suministro no sustituye a la factura del suministro: prueba el pago, no la operación.
Factura rectificativa (abono)
Corrige una factura anterior y hace referencia a ella. Suele traer importes en negativo. No es un documento problemático en sí, pero sí lo es tratarlo como una factura normal: si la sumas en positivo, el trimestre te sale mal por el doble de su importe.
La tabla rápida
| Documento | ¿Desglosa IVA? | ¿Da derecho a deducir? | Señal para reconocerlo |
|---|---|---|---|
| Factura | Sí | Sí | Número, NIF del emisor y receptor identificado |
| Factura simplificada / tique | A veces, IVA incluido | Solo si te identifica | Sin destinatario; precios con IVA dentro |
| Rectificativa / abono | Sí | Sí, en negativo | Importes negativos y referencia a otra factura |
| Albarán | Normalmente no | No | Se titula «Albarán»; detalla mercancía entregada |
| Proforma | Aparenta que sí | No | Dice «proforma» en el título |
| Presupuesto | A veces | No | Oferta sin aceptar, con validez o vigencia |
| Recibo | No | No | Justifica un pago, no una operación |
Cómo lo detectamos nosotros
En InvoiceData lo primero que decide el motor no es cuánto suma la factura, sino qué clase de documento tiene delante. Antes de extraer un solo importe, clasifica el documento en uno de ocho tipos: factura, factura simplificada, rectificativa, proforma, albarán, presupuesto, recibo u otro. Ese valor viaja en el campo document_type de cada resultado, tanto en la respuesta de la API como en la columna «Tipo documento» de la exportación a Excel o CSV.
La instrucción que recibe el modelo es deliberadamente tajante en un punto: que te pidan extraer una factura no convierte en factura lo que no lo es. Si es un albarán, lo dice. Preferimos un resultado que te obligue a mirar antes que uno cómodo y equivocado.
A esa clasificación se suman dos comprobaciones que atrapan el resto de casos raros:
- Cuadre de importes. Verificamos que base más IVA, menos IRPF y más recargo, dé efectivamente el total. Cuando no cuadra, la columna «Cuadra» sale a «NO». Un albarán con precios pero sin liquidación de IVA suele caer aquí.
- Validación del NIF. El NIF, NIE o CIF del emisor se comprueba contra su carácter de control con el algoritmo oficial. Si el documento no trae NIF —cosa habitual en albaranes y recibos— o el que trae no supera la comprobación, lo sabes antes de deducir nada.
Qué hacer con cada uno cuando aparece
Albarán: guárdalo, no lo contabilices. Sirve para cotejar que lo que te facturaron coincide con lo que te entregaron, que es una comprobación que merece la pena hacer en sectores de mucho volumen. La factura correspondiente llegará después, normalmente agrupando varios albaranes del mes.
Proforma y presupuesto: fuera del libro. Son documentos comerciales, no fiscales. Si la operación sale adelante, espera a la factura.
Recibo: archívalo como justificante de pago y busca la factura de esa operación. Si el proveedor no la emitió, pídela.
Tique: decide si el gasto merece pedir factura completa. Para importes pequeños y recurrentes suele compensar acordar con el proveedor que facture mensualmente en vez de ir tique a tique.
Rectificativa: contabilízala, pero con el signo correcto y enlazada a la factura que corrige.
El caso que más dinero mueve: cruzar albarán con factura
Si recibes mercancía a diario, los albaranes no son un estorbo: son la única prueba de lo que entró realmente. Cuando llega la factura del mes, cotejar sus líneas contra los albaranes del periodo destapa lo que nadie revisa a mano: entregas facturadas dos veces, precios que no son los pactados, cantidades que no llegaron.
Para hacerlo hace falta tener los dos documentos en datos, no en papel. Extraídas las líneas de ambos, el cruce es una comparación de tablas. Es un buen ejemplo de por qué clasificar bien el documento importa: solo puedes cruzar albarán con factura si tu sistema sabe cuál es cuál.
En resumen
La carpeta de facturas nunca contiene solo facturas, y un sistema que no lo tenga en cuenta no te está ahorrando trabajo: te está acumulando un problema silencioso en el libro de IVA. Lo primero que hay que resolver no es cuánto suma el documento, sino qué documento es.
Si quieres verlo con tus propios PDFs —incluidos los albaranes y las proformas que se te hayan colado—, pídenos una demo y lo probamos con ellos. También puedes ver todos los campos que extraemos o cómo llega el dato a tu programa de contabilidad.