Si eres profesional, muchas de tus facturas deben llevar retención de IRPF. Y si recibes facturas de profesionales, te interesa saber cómo debería estar hecha una correcta para detectarla bien. En ambos casos, la clave está en el desglose: una factura con retención tiene que dejar claro qué suma y qué resta.
Para el cálculo del importe, tienes la guía cómo calcular el IRPF de una factura. Aquí nos centramos en cómo debe quedar el documento.
Qué campos debe incluir una factura con retención
Además de los datos obligatorios de cualquier factura (número, fecha, datos del emisor y del destinatario con sus NIF, concepto…), una factura con retención de IRPF debe mostrar de forma separada:
- La base imponible.
- El tipo y la cuota de IVA (que suma).
- El tipo y el importe de la retención de IRPF (que resta).
- El total a percibir tras sumar el IVA y restar la retención.
Modelo de desglose: cómo queda
Para una factura de servicios profesionales con base de 2.000 €, IVA al 21 % y retención del 15 %, el bloque de importes quedaría así:
- Base imponible: 2.000,00 €
- IVA (21 %): + 420,00 €
- Retención IRPF (15 %): − 300,00 €
- Total factura: 2.120,00 €
El total que cobra el profesional es 2.120 €. Los 300 € de retención los ingresará a Hacienda quien recibe la factura, a través de su modelo 111.
Cuándo lleva retención y cuándo no
Llevan retención, en general, las facturas de profesionales dirigidas a empresas u otros profesionales (no a particulares). No suelen llevarla las facturas entre empresas por venta de bienes, ni las dirigidas a consumidores finales. Como hay matices según la actividad, conviene confirmar tu caso concreto.
Errores que invalidan o complican la factura
No separar la retención
Si la retención no aparece como línea propia, quien recibe la factura no puede identificarla con claridad, y su modelo 111 corre riesgo de salir mal.
Calcular la retención sobre el total
La retención va sobre la base imponible, nunca sobre el total con IVA. Es el error de cálculo más habitual.
Aplicar un tipo equivocado
Usar el 15 % cuando correspondía el 7 % reducido (o viceversa) genera un importe incorrecto que luego hay que rectificar.
Faltar el NIF
Sin el NIF correcto del emisor, la factura es defectuosa y complica tanto la deducción del gasto como el control de la retención. Lo vemos junto a otros errores que invalidan facturas.
El otro lado: detectar la retención en lo que recibes
Hacer bien tus facturas es solo la mitad. Si recibes facturas de profesionales, necesitas detectar la retención en cada una para cumplir con el modelo 111. Y ahí el problema se multiplica: cada proveedor presenta el desglose a su manera, y revisar factura por factura es lento.
Cómo InvoiceData lee la retención de tus facturas
InvoiceData extrae de cada factura la base imponible, el IVA y la retención de IRPF cuando la lleva, además del NIF validado del emisor. Tanto si quieres controlar tus propias facturas como las que recibes de profesionales, obtienes una tabla con la retención ya separada, lista para sumar de cara al modelo 111.
Puedes exportarlo a Excel, integrarlo con la API o usar el flujo para asesorías y gestorías.
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