Si eres autónomo en España, cuatro veces al año tienes que presentar el modelo 303 de IVA y el modelo 130 o 131 de IRPF. Para hacerlo bien necesitas tener todas tus facturas de gastos correctamente registradas: base imponible, tipo de IVA, retención aplicada, NIF del proveedor.
En teoría es sencillo. En la práctica, muchos autónomos llegan al cierre trimestral con una carpeta de PDFs sin clasificar, tickets de gasolinera mezclados con facturas de software, y alguna factura de proveedor con el NIF mal escrito que no pueden deducir.
El problema no es la declaración en sí: es el tiempo que se pierde recopilando y transcribiendo datos antes de poder empezar.
Qué facturas tienes que registrar como autónomo
Como autónomo, tu libro de gastos debe recoger todas las facturas deducibles: suministros, software, formación, servicios profesionales contratados, gastos de vehículo si aplica, material de oficina, etc.
Para que una factura sea deducible, además de estar vinculada a la actividad, debe cumplir los requisitos formales de la AEAT:
- Número de factura y fecha de emisión
- Datos completos del emisor: nombre o razón social y NIF/CIF válido
- Datos del receptor (tu nombre y NIF)
- Descripción del servicio o producto
- Base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA
- Retención de IRPF si el proveedor es un profesional autónomo
Si recibes una factura con el NIF del emisor incorrecto o sin el desglose de IVA, no puedes deducirla. Y si la deduces igualmente y Hacienda lo detecta, el problema es tuyo, no del proveedor. Repasamos estos fallos en los errores en facturas que impiden deducir el IVA.
El mayor problema: la retención de IRPF en facturas recibidas
Cuando contratas a otro autónomo o profesional (un diseñador, un programador, un consultor), su factura debería llevar retención de IRPF, habitualmente el 15 %. Esa retención la debes ingresar tú trimestralmente en el modelo 111.
El problema es que muchas facturas de profesionales no dejan claro si aplican retención o no, o la presentan de formas distintas. Procesar ese campo a mano en cada factura es tedioso y propenso a errores.
Un sistema de extracción automática identifica y extrae la retención de IRPF como campo independiente, igual que el IVA, para que puedas totalizarla trimestralmente sin revisar cada PDF uno a uno.
Facturas simplificadas: tickets que también cuentan
Los tickets de gasolinera, restaurante o autopista son facturas simplificadas. No llevan tus datos como receptor pero son válidos como justificante de gasto si el importe es inferior a 400 euros y puedes acreditar la vinculación con la actividad.
El problema es que su formato varía enormemente: algunos tienen códigos QR, otros son térmicos de baja calidad, muchos no desglosan el tipo de IVA aplicado de forma clara. Un sistema de extracción bien entrenado en el mercado español maneja este tipo de documentos sin que tengas que configurar nada.
Cuánto tiempo se puede ahorrar
El tiempo de procesar una factura a mano —abrirla, localizar los campos, transcribirlos al programa de contabilidad o a la hoja de cálculo— está entre 2 y 5 minutos por documento. Con 50 facturas al mes, son entre 100 y 250 minutos solo de captura de datos, sin contar errores ni correcciones. Hacemos el cálculo completo en cuánto tiempo ahorras procesando facturas con InvoiceData.
Con extracción automática ese tiempo baja a segundos por factura. El proceso pasa de ser «abrir y teclear» a ser «subir y revisar»: el sistema extrae los datos, tú validas en segundos que son correctos y listo. Si tu gestor te pide las facturas, te interesa tenerlas organizadas de antemano.
Qué herramienta usar
Lo que necesitas es una herramienta que:
- Lea facturas en PDF, imagen o escaneo, incluyendo tickets de baja calidad
- Extraiga el desglose de IVA por tipo (no solo el total)
- Identifique y separe la retención de IRPF cuando existe
- Valide el NIF/CIF del emisor para que sepas si la factura es correcta antes de deducirla
- Exporte a CSV o Excel para importar directamente en tu programa de contabilidad o enviárselo a tu gestor
InvoiceData hace exactamente eso. Está construido para la fiscalidad española desde el principio: no es una herramienta genérica adaptada, sino un motor entrenado con facturas reales del mercado español.
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